Совместное использование конфигураций 1С:Розница и 1С:Бухгалтерия 8.3

Совместное использование конфигураций 1С:Розница и 1С:Бухгалтерия 8.3

На розничных торговых предприятиях, требующих бухгалтерского учета в связи с масштабом деятельности, можно использовать конфигурации Розница и Бухгалтерия предприятия для совместной работы. В этом случае конфигурации играют определенные роли: конфигурация Розница, осуществляя оперативный учет операций с товаром и денежными средствами, предоставляет данные для конфигурации Бухгалтерия предприятия, выступающей в роли учетной системы. Одновременное использование двух конфигураций имеет ряд преимуществ:

Полностью используются возможности специализированного сервиса обслуживания розничных продаж (Рабочее место кассира). Конфигурация Розница позволяет вести учет операций товаров непосредственно в магазинах, в местах осуществления операций, оперативно исправляя ошибки и недочеты. Разделение оперативного и бухгалтерского учета позволяет получать в конфигурации Бухгалтерия предприятия верифицированные данные о движении и состоянии остатков товаров и денежных средств.

В конфигурации Бухгалтерия предприятия консолидируются данные, необходимые для оценки финансового результата деятельности предприятия, регламентированного учета и сдачи отчетности.

Концепция совместного использования конфигураций «Розница» и «Бухгалтерия предприятия»

При совместном использовании конфигураций Розница и Бухгалтерия предприятия предусмотрена определенная схема распределения обязанностей пользователей по ролям: Менеджер центрального офиса, менеджер торгового зала магазина, Кассир и Бухгалтер. Каждый из этих пользователей работает в одной из конфигураций. В конфигурации Розница. Менеджер центрального офиса:

Вносит сведения о поставщиках товара; Вносит сведения о складах и кассах магазинов; Вносит сведения о номенклатуре; Назначает розничные цены; Вносит информацию по скидкам;

Распределяет товар по магазинам.

Менеджер торгового зала магазина:

Оформляет поступление товаров в магазин и возвраты товаров поставщикам; Оформляет перемещения товаров в другой магазин; Оформляет результаты проведенных инвентаризаций; Оформляет списания товаров.

Кассир операционной кассы:

Оформляет прием/выдачу денежных средств в кассу магазина; Оформляет выдачу заработной платы сотрудникам магазина.

Оформляет розничные продажи товаров и возвраты товаров от покупателя.

В конфигурации Бухгалтерия предприятия. Бухгалтер:

Вносит информацию о контрагентах хозяйственных договоров; Вносит информацию о материалах, поставляемых по хозяйственным договорам; Ведет бухучет хозяйственных операций предприятия; Вводит или уточняет информацию, необходимую для осуществленияналичных/безналичных расчетов споставщиками Формирует Ведомости на выплату заработной платы в магазине.

Особенности и ограничения совместного применения конфигураций

Валютой всех документов в конфигурации Бухгалтерия предприятия является валюта регламентированного учета. В конфигурации Розница поддерживается только одна валюта –рубли.

Обмен данными между конфигурациями Розница и Бухгалтерия предприятия уровне документов и справочной информации. Документы и справочная информация преимущественно создается в конфигурации Розница и передается в конфигурацию Бухгалтерия предприятия. При передаче данных из конфигурации Розница в конфигурацию Бухгалтерия предприятия часть информации, нужной только для оперативного учета товарных и денежных остатков, не переносится, но автоматически добавляется информация, необходимая для правильного отражения документов в бухгалтерском и налоговом учете. Так, например, перемещения товаров и денежных средств внутри магазина не переносятся из Розницы в Бухгалтерию предприятия, а счета учета товаров, счета учета расчетов с контрагентами добавляются при передаче данных. Из конфигурации Бухгалтерия предприятия в конфигурацию Розница опционально передаются данные о поставщиках товаров, банковских счетах поставщиков.

производится на

Важно! Следует отметить, что, несмотря на то, что ведение информации о поставщиках допускается в обеих конфигурациях, следует принять организационное решение в какую из конфигураций будет вноситься информация о поставщиках и придерживаться этого правила во избежание дублирования записей в справочнике Поставщики.

Документы вбазу-приемник (конфигурацию Бухгалтерия предприятия) передаются в соответствии с теми параметрами проведения, которые были установлены в базе-источнике. То есть, если документ не был проведен или был удален в базе-источнике (конфигурация Розница), то он будет загружен в базу-приемник непроведенным или помеченным на удаление.

Не переносятся:

Если учет расчетов по заработной плате ведется в Бухгалтерии предприятия, то в обмене участвует документ Ведомость на выплату зарплаты через кассу. При таком способе ведения учета расчетовпо заработной платев случае депонирования невыплаченных сумм в конфигурации Розница при загрузке данных в Бухгалтерии создается документ Депонирование по строкам документа Ведомость на выплату зарплаты с отметкой Задепонировано. Если в Бухгалтерии предприятия включен учет расчетов по зарплате во внешней программе, то в обмене участвует документ Ведомость на выплату зарплаты (для обмена в формате ЗУП, ред. 2.5). Документ Ведомость на выплату зарплаты (для обмена в формате ЗУП, ред. 2.5)из конфигурации Бухгалтерия выгружается только со способом выплаты Через кассу.Отметки о выплате или депонировании сумм в этом случае передаются из Розницы в документ Ведомость на выплату зарплаты (для обмена в формате ЗУП, ред. 2.5).

Особенности назначения комментариев у загруженных документов

#Загружен новый-назначается всем вновь загруженным документам; #Изменен-назначается повторно загруженным документам, статус проведения которых не был изменен в результате загрузки данных; #Отменено проведение-назначается повторно загруженным документам, которые

В одном документе Возврат товаров от покупателя не следует в табличной части указывать различные документы продажи, в противном случае себестоимость в конфигурации Бухгалтерия предприятия может быть рассчитана некорректно. Если в конфигурации Розница используется механизм распределенных информационных баз, рекомендуется централизованное управление закупками и ценообразованием. В конфигурации Бухгалтерия предприятия при совместном использовании с конфигурацией Розница рекомендуется вести учет по закупочным ценам. При ведении учета по розничным ценам необходимы дополнительные разрезы формирования розничных цен в конфигурации Розница.  Требуется задавать правила ценообразования раздельно для магазинов, использующих и не использующих механизм отложенного применения цен. Документ Пересортица товаров из конфигурации Розница переносится в два документа в конфигурации Бухгалтерия -Списаниетоваров и Оприходование товаров. Формирование документов Списание с расчетного счета в конфигурации Бухгалтерия должно производиться по каждому магазину отдельно и только на основании документов Поступление товаров и услуг. В этом случае по торговой сети в целом будет распространяться корректная информация о произведенных платежах. Поддерживается два варианта обмена документами на выплату заработной платы:

Данные о себестоимости товаров. Себестоимость товаров в конфигурации Бухгалтерия предприятия формируется по мере проведения документов по правилам регламентированного учета. Перемещения товаров и денежных средств внутри магазина. Приходные и расходные ордера при использовании ордерной схемы товародвижения. Данные об операциях с подарочными сертификатами. Рекомендуетсяоформлять такие операции непосредственно в конфигурации Бухгалтерия предприятия на основании отчетов, предоставляемых конфигурацией Розница. Документы, оформленные в конфигурации Розница на магазин, являющийся складом управляющей системы или на кассууправляющей системы. Наличие складов и касс управляющей системы свидетельствует об использовании конфигурации Розница совместно с конфигурацией Управление торговлей. В этом случае рекомендуется использовать обмен данными между конфигурациями Бухгалтерия предприятия и Управление торговлей.

Всем загруженным в информационную базу документам автоматически назначается служебный комментарий, по которому легко отследить изменения в журнале документов:

стали не проведенными в процессе загрузки данных; #Проведен-назначается повторно загруженным документам, которые стали проведенными в процессе загрузки данных;

Предварительные настройки конфигураций «Розница» и «Бухгалтерия предприятия»

Важно! Применение фильтров выгрузки

Порядок настройки обмена данными между конфигурациями

В качестве конфигурации-источника при создании настройки обмена рекомендуется использовать конфигурацию Розница.

Создание обмена в конфигурации «Розница»

При этом откроется первая страница помощника создания синхронизации данных. Для перехода к следующей странице помощника используйте кнопку Далее, для возврата к предыдущей –Назад. Выберите Шаг 1. Создать новую синхронизацию данных. На трех следующих страницах выполните настройку транспорта сообщений между информационными базами:

Перед началом настройки обмена данными необходимо сделать предварительные настройки информационных баз обеих конфигураций Розница и Бухгалтерия предприятия.

В обеих конфигурациях Розница иБухгалтерия предприятиядолжна быть синхронизирована информация об участвующих в обмене организациях, определена учетная политика бухгалтерского и налогового учета. Вконфигурации Бухгалтерия предприятия должны быть заполнены регистры сведений Счета учета номенклатуры и Счета учета расчетов с контрагентами, обеспечивающие заполнение бухгалтерских счетов по умолчанию. В конфигурации Бухгалтерия предприятия должно быть установлено ведение учета по складам по количеству илипо количеству и сумме. Еслизаработная плата выплачивается в розничных магазинах, необходимо: В конфигурации Розница установить в настройкахпараметров учета настройку Выплачиватьзаработную платув магазинах. В разделе Администрирование заполнить список Соответствие подразделений организаций магазинам. Каждому Магазину конфигурации Розница в конфигурации Бухгалтерия предприятия можно поставить в соответствие одно или несколько Подразделений организации. Сопоставление между элементами производится по строковому коду элемента справочника Подразделения организаций.  При загрузке данных из конфигурации Бухгалтерия предприятия по списку определяется магазин, которому предназначена данная Ведомость на выплату зарплаты.

Принцип действия фильтров выгрузки таков, что новые настройки в момент создания обмена применяются для всех данных. При изменении настроек фильтра после создания обмена данных, они будут применены только для тех данных, которые были изменены после момента применения новых настроек. Поэтому рекомендуется тщательно продумать настройки фильтров при создании обмена данными.

Возможность использования обмена данными определяется в настройках синхронизации данных (раздел Настройка и администрирование-команда Синхронизация данных). В форме настройки синхронизации данныхустановите флаг Использовать синхронизацию данных, задайте Префикс информационной базы. В разделе Настройка и администрирование откройте список Синхронизация данных, нажмите кнопку Настроить синхронизацию данных, в выпадающем меню выберите , в выпадающем меню выберите пункт Создать обмен с конфигурацией «Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0″…

  • Подключение через локальный или сетевой каталог;
  • Подключение через FTP-ресурс;
  • Подключение по электронной почте.

Если необходимо выгружать документы с какой-то определенной даты, при настройке обмена задайте реквизит Дата начала выгрузки документов.

Включение разрешен обмен данными. Наличие включенного фильтра влияеткак на выгрузку самого справочника Организации, так и на выгрузку справочников и документов, связанных с организациями.

Изконфигурации Розницав конфигурацию Бухгалтерия предприятия опционально передаются данные о розничных ценах для организаций, ведущих учет в рознице по продажной стоимости. Степень детализации передаваемых данных настраивается на закладке Прочие настройки:

Сохраните заданные ограничения, нажав на кнопку OKи проверьте заданные настройки обмена данными на следующей странице.

Продолжение создания обмена в конфигурации «Бухгалтерия предприятия»

Далеев разделеАдминистрирование,напанели навигации появиться навигационная

На странице Настройка параметров синхронизации данных введите наименования обеих информационных баз. Название желательно подобрать с учетом того, что и в конфигурации Бухгалтерия предприятия по умолчанию настройка обмена будет названа так же. Нажмите на гиперссылку Настроить ограничения и заполните настройки обмена.

Отбора по организациям позволяет ограничить список организаций, по которым

Передавать розничные цены-розничные цены передаются без учета цен характеристик номенклатуры. Данный способ выгрузки цен используются в случаях, если учет в разрезе характеристик не ведется или ведется, но для всех характеристик установлена одна розничная цена. Передавать цены характеристик-розничные цены передаются с учетом цен характеристик номенклатуры. При использовании этой настройки следует учитывать, что в в табличных частях документов товародвижения и ценообразования конфигурации Бухгалтерия предприятия номенклатурные позиции будут отображаться не так как в конфигурации Розница. Если же для номенклатуры установлено ведение учета в разрезе характеристик то будут указываться позиции, сформированные при обмене данными с наименованием Наименование номенклатуры (Наименование характеристики). Прочие номенклатурные позиции будут указываться без изменений. Использовать начисление зарплаты в Бухгалтерии-этот признакдолжен соответствоватьнастройке ведения учета заработной платыв конфигурации Бухгалтерия предприятия. Если учет расчетов по заработной плате ведется в Бухгалтерии, то следует установить этот признак. Если в качестве программы учета заработной платы используется «1С:Зарплата и управление персоналом», ред. 2.5, данные из которой загружаются в Бухгалтерию, то данный признак не должен быть установлен.

На последней странице помощника созданиясинхронизации данных нажмите кнопку Сохранить для сохранения файла настроек обмена, установитефлаг Выполнить выгрузку данных сейчас инажмите кнопку Готово. Сохраненный файл настроек будет использоваться для продолжения настройки обмена в конфигурации Бухгалтерия предприятия.

Для включения возможности использования обменов данными в информационной базеБухгалтерия предприятиянеобходимоперейтивраздел Администрирование, в панели действий, выбратькомандуНастройка программы. В открывшейся форме необходимо перейти на закладкуОбмен даннымии установить флагИспользовать обмен данными, а также указать префикс информационной базы в соответствующем поле. После сохранения настроек необходимо перезапустить сеанс работы с информационной базой.

Нажмите на кнопку Настроить ограничения и заполните настройки обмена:

Контроль актуальности правил обмена

Возможна ситуация, когда встроенные в одну из конфигураций типовые правила обмена не являются актуальными при обмене с текущим релизом конфигурации-корреспондента. При настройке нового обмена, а также при выходе очередного обновления любой из конфигураций, участвующих в обмене, необходимо контролировать актуальность используемых правил конвертации объектов и правил регистрации объектов.

В случае синхронной публикации конфигураций Розница и Бухгалтерия предприятия комплект актуальных правил обмена публикуется на сайте технической поддержкиhttp://users.v8.1c.ru/project.jsp?id=Retail20. Исправительные версии правил обмена также публикуется на данном сайте.

Необходимо обратить внимание на следующие параметры:

номера релизов конфигурации-источника и конфигурации-приемника для которых предназначены правила; дата создания правил.

При дальнейшем описании будем называть перечисленные параметры -контролируемые

команда Синхронизация данных,выбор которой откроет форму списка Синхронизация данных. В командной панели формы необходимо нажать на кнопкуНастроить синхронизацию данных. В появившемся подменю необходимо выбрать пунктСоздатьобмен с конфигурацией «Розница, ред. 2.0″. После этого откроется форма помощника настройки синхронизации данных.

В открывшейся форме помощника настройки синхронизации данныхвыберите Шаг 2. Продолжить настройку синхронизации данных, укажите путь к ранее сохраненному файлу настроек обмена, сформированному при настройке обмена в конфигурации Розница.На трех следующих страницах измените, если требуется, настройки транспорта сообщений между информационными базами.

Настранице Настройка параметров обмена даннымиможно изменить наименование настройки обмена, по умолчанию оно равнонаименованию, заданномупри настройке обмена в конфигурации Розница.

По умолчанию все загружаемые в конфигурацию Бухгалтерия предприятия документы не проводятся, если они ранее не были в ней проведены. Чтобы загружаемые из конфигурации Розница проведенные документы проводились также и в конфигурацииБухгалтерия предприятия, необходимо при настройке обмена установить флаг Разрешить проведение документов при загрузке. Включение опции Передавать данные поставщиков позволяет передавать из конфигурации Бухгалтерия предприятия в конфигурацию Розница данные о поставщиках, т.е. контрагентах, у которых есть договор с видом договора С поставщиком. Настройка фильтра по организациям действует точно также, как и в конфигурации Розница -ограничивает выгрузку самого справочника организаций, и влияет на выгрузку справочников и документов, связанных с организациями. Если зарплата выплачивается в розничных магазинах, установить флаг Передавать ведомости на выплату зарплаты и при необходимости установить настройки фильтра Отбор ведомостей на выплату зарплаты по подразделениям.

Сохраните заданные ограничения, нажав на кнопку OK. Перейдите Далее. Проверьте заданные ранее настройки обмена данными. На последней странице помощника создания настройки обмена данными нажмите кнопку Готово.Настройка обмена закончена.

Контроль производится по следующим правилам.

загружены в конфигурацию-источник. Определяется значение контролируемых параметров, которые загружены в конфигурацию-приемник. Определяется значение контролируемых параметров, которые включены в поставку конфигурации-источника. Определяется значение контролируемых параметров, которые включены в поставку конфигурации-приемника.

Создайте новый обмен данными, но не выполняйте его. Откройте созданную настройку обмена.   В командной панели открывшейся формы нажмите Параметры синхронизации данныхОткрыть правила конвертации объектов. Проконтролируете информации о правилах обмена. Например: Правила обмена Дата создания: 16.10.2012 11:52:13 Конфигурация-источник: Розница, редакция 2.0 (2.0.5) Конфигурация-приемник: Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 (3.0.14)

Аналогичным образом можно произвести анализ контролируемых параметров, которые загружены в конфигурацию и для уже существующей настройки синхронизации данных. Данные действия следует производить последовательно для конфигурации-источника и конфигурации-приемника.

Для определения значения контролируемых параметров, которые входят в поставку конфигураций, выполните следующие действия.

Данные действия также следует производить последовательно для обеих конфигураций, которые участвуют в обмене.

Если источник правил -правила из внешнего файла, то необходимо осуществить дополнительную проверку, для этого:

Необходимо сохранить копию используемых правил в файл с помощью кнопки Выгрузить правила формы правил конвертации. Установить переключатель Источник правил в положение Типовые правила из конфигурации. Нажать на кнопку Загрузить правила. Посмотреть представленную информацию о правилах.

В результате проверки правил обмена принимается одно из решений:

После анализа всех этих правил выбираются те правила, дата создания которых является наиболее актуальной. При анализе правил необходимо обратить внимание на номера релизов конфигураций. Номера релизов конфигураций, указанные в правилах, должны обязательно соответствовать тем релизам конфигураций, между которыми настраивается обмен.

Для определения значения контролируемых параметров, которые загружены в конфигурации, выполните следующие действия.

В форме настройки обмена нажмите кнопку Информация о файле правил. Выберите файл правил конвертации из комплекта поставки конфигурации. При настройке обмена на стороне конфигурации Розница файл следует искать в подкаталоге «Обмены данными\Обмен с конфигурацией Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0». При настройке обмена на стороне конфигурации Бухгалтерия предприятия-в подкаталоге «Обмены данными\Обмен с конфигурацией Розница ред. 2.0«

Порядок загрузки описан в файле Инструкция по подключению правил обмена.txt. Если актуальность правил проверяется в конфигурации Розница, то файл инструкции следует искать в подкаталоге «Обмены данными\Обмен с конфигурацией Розница ред. 2.0» каталога файлов поставки конфигурации Бухгалтерия предприятия. Если актуальность проверяется в конфигурации Бухгалтерия предприятия, то файл инструкции следует искать в подкаталоге «Обмены данными\Обмен с конфигурацией Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0» каталога файлов поставки конфигурации Розница. Использовать вместо правил из внешнего источника типовые, встроенные в конфигурацию правила конвертации и правила регистрации объектов,. Для этого в командной панели формы узла плана обмена в подменю Параметры обмена данными, выбрать команду Открыть правила конвертации объектов (Правила регистрации объектов). Далее необходимо установить переключатель Источник правил в положение Типовые правила конвертации(Типовые правила регистрации) и нажать на кнопку Загрузить правила.

При миграции документа Отчет о розничных продажах в конфигурации Бухгалтерия предприятия автоматически создаются два документа: Отчет о розничных продажах и Приходный кассовый ордер с видом операции Прием розничной выручки на сумму наличной оплаты отчета о розничных продажах конфигурации Розница.

Заполнение табличной части Оплата документа Отчет о розничных продажах :

Вид оплаты заполняется по виду оплаты документа конфигурации Розница. Прочие реквизиты строк заполняются согласно справочнику видов оплат организаций конфигурации Бухгалтерии предприятия.

Перемещения товаров, у которых магазин-отправитель или магазин-получатель является складом управляющей системы не выгружаются.

Документ Приходный кассовый ордер из конфигурации Розница с видом операции Поступление денежных средств из другой организации переносится в

Документ Расходный кассовый ордер из конфигурации Розница с видом операции Выдача денежных средств в другую организацию переносится в Расходный кассовый ордер с видом операции Оплата поставщику.

Документ покупателя платежной картой выгружается в документ Корректировка долга с видом операции Перенос задолженности :

Счет переноса дебиторской задолженности –всегда 57.03. Счет переноса кредиторской задолженности –всегда 57.03.

Договордоговор между организацией и покупателем. Документ расчетов– документ Реализация конфигурации Розница, на основании которого был выписан документ Оплата от покупателя платежной картой. Счет учета по умолчанию определяется из счетов учета расчета с контрагентами в конфигурации Бухгалтерия предприятия.

Реквизит Вид задолженности определяет, на какой закладке (Дебиторская, Кредиторская) будет отображаться сумма задолженности:

Если в конфигурации Розница вид операции документа Оплата от покупателя, то сумма задолженности отображается на закладке Дебиторская задолженность. Если в конфигурации Розница вид операции документа Возврат от покупателя, то сумма задолженности отображается на закладке Кредиторская задолженность.

Данные выгружаются только при включенной опции Передавать розничные цены. Передаются только розничные цены по правилам ценообразования.

Данные выгружаются только при включенной опции Передавать розничные цены. Передаются только Установки цен номенкладтуры по организациям, у которых способ учета товаров в

В конфигурации Бухгалтерия предприятия реквизит табличной части Статья движения ден. средств является необязательным, но обязательным в Рознице. Рекомендуется заполнять его в Бухгалтерии при создании документа, чтобы избежать возможных расхождений в заполнении документов.

Из Бухгалтерия предприятия выгружаются только документы с видом операции Возврат от поставщика, введенные на основании документов Списание с расчетного счета, которые были созданы на основании документов Поступление товаров и услуг, загруженных из конфигурации Розница.

Документ Депонирование заполняется строками документа Ведомость на выплату зарплаты с отметкой Задепонировано.

Все это, и многое другое Вы сможете изучить на наших курсах 1С и бухгалтерского учета.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *